Flexible Working Space, Cara Ngantor Kekinian

Opini pada Majalah INTAX, Edisi 6 Tahun 2023

Latar Belakang

Status pandemi di Indonesia resmi berakhir pada pertengahan tahun ini. Presiden Joko Widodo menandatangani Keppres Nomor 17 Tahun 2023 tentang Penetapan Berakhirnya Status Pandemi Corona Virus Disease 2019 di Indonesia tanggal 22 Juni 2023. Pola kerja Work From Home (WFH) yang berlaku saat pandemi, telah mengubah makna diksi “bekerja” ke dalam terminologi baru, yaitu tidak harus berada di kantor utama.  

Pasca era WFH, Flexible Working System (FWS) menjadi alternatif pilihan baru. Selain di kantor, pegawai bisa bekerja di tempat tinggal masing-masing atau lokasi lain yang relatif dekat dengan tempat tinggal pegawai. FWS diharapkan menjadi cara kerja baru yang dapat menjaga dan meningkatkan produktivitas pegawai.

 Manfaat dan Tantangan

Beberapa manfaat FWS antara lain:

1.     Mengurangi waktu perjalanan ke kantor.

Pegawai harus menyediakan banyak waktu untuk mencapai kantor. Apalagi jika melewati rute kemacetan yang menambah durasi perjalanan dan menimbulkan suasana hati yang tidak nyaman. Waktu tersebut seharusnya dapat digunakan untuk melakukan kegiatan lain yang lebih bermanfaat.  

2.     Menghemat biaya.

Pegawai dapat mengalokasikan biaya transportasi dan makan siang di kantor untuk keperluan lain.

3.     Work Life Balance.

Produktifitas pegawai meningkat karena mereka dapat melaksanakan pekerjaan dengan baik dan masih ada waktu untuk diri sendiri dan keluarga. Pegawai dapat mengatur waktu dan tempat bekerja sesuai dengan selera dan suasana hatinya.

4.     Mengurangi kemacetan dan polusi udara. 

Pegawai yang berkantor di kota-kota besar harus menghadapi kemacetan setiap hari. Emisi kendaraan bermotor memenuhi udara dengan polutan yang berdampak buruk pada kesehatan pegawai.

 

Setiap perubahan tidak hanya hanya menimbulkan manfaat, tapi juga tantangan seperti:

1.     Koordinasi antar pegawai terhambat, sehingga perlu ditetapkan waktu tertentu untuk berkumpul dengan semua pegawai di kantor.

2.     Batasan jam kerja yang tidak jelas juga menjadi keluhan pegawai. Penugasan diluar jam kerja sering terjadi, sehingga pegawai menjadi sering lembur di lokasi FWS.

3.     Gangguan kerja baik dari diri sendiri maupun keluarga menjadi kendala, sehingga diperlukan kedisiplinan dan manajemen waktu yang baik.

4.     FWS tidak disukai oleh pimpinan yang kurang percaya kepada bawahan. Di sisi lain, cara ini juga tidak cocok untuk bawahan yang kinerjanya tergantung kepada pengawasan pimpinan. Sistem monitoring kinerja pegawai harus disiapkan untuk menjembatani kendala ini.

 FWS pada Kementerian Keuangan

Kementerian Keuangan telah dua kali melaksanakan survei kepada pegawai terkait FWS, yaitu pada Tahun 2019 dan 2022. FWS merupakan salah satu topik yang ditanyakan kepada responden melalui Survei Ministry of Finance Organizational Fitness Index (MOFIN). Tujuan survei MOFIN  untuk menjaga kesehatan organisasi, dengan mengukur apa yang terjadi dan juga alat untuk menyampaikan aspirasi pegawai kepada organisasi.

Hasil survei disajikan pada diagram berikut:

Keterangan:

A.    Harapan Pegawai

Fleksibilitas jam kerja diharapkan oleh 57% responden. Sejumlah 31% responden ingin menerapkan pola kerja FWS, dan sisanya tidak mengharapkan pola kerja fleksibel sebanyak 12%.

B.    Harapan Pegawai

Sebanyak 60,82% responden berminat untuk menerapkan pola kerja FWS dengan lokasi bekerja di mana saja. 24,67% responden mengharapkan dapat bekerja dari Kantor Kemenkeu terdekat. Sedangkan sisanya ingin bekerja dari rumah sejumlah 14,5%.

 

Hasil survei MOFIN terkait FWS tersebut ditindaklanjuti dengan penetapan dasar hukum sebagai pijakan pelaksanaan FWS, yaitu:

1.     Keputusan Menteri Keuangan Nomor KMK-223/KMK.01/2020 tanggal 6 Mei 2020 tentang Implementasi Fleksibilitas Tempat Bekerja (Flexible Working Space) di Lingkungan Kementerian Keuangan;

2.     Keputusan Menteri Keuangan Nomor KMK-453/KMK.01/2020 tanggal 8 Oktober 2020 tentang Pedoman Pelaksanaan Activity Based Workplace di Lingkungan Kementerian Keuangan;

3.     Keputusan Menteri Keuangan Nomor KMK-416/KMK.01/2020 tanggal 26 November 2023 tentang Sistem Kerja Fleksibel di Lingkungan Kementerian Keuangan.

Kriteria pekerjaan yang diprioritas untuk melaksanakan FWS adalah yang terkait dengan perumusan kebijakan atau rekomendasi kebijakan, pekerjaan yang tidak berhubungan secara tatap muka dengan pengguna layanan (baik internal maupun eksternal Kementerian Keuangan), dan pekerjaan yang dapat dilakukan dengan menggunakan fasilitas daring. Selain ketiga kriteria tersebut, masing-masing Unit Eselon I atau Unit Organisasi Non-Eselon dapat menetapkan kriteria lainnya setelah mendapat rekomendasi dari Sekretaris Jenderal.

Siapa saja yang boleh melaksanakan FWS? Pegawai yang dapat melaksanakan FWS harus memenuhi seluruh kriteria sebagai berikut:

1.     memiliki Nilai Prestasi Kerja Pegawai (NPKP) paling rendah bernilai "baik" untuk satu tahun penilaian sebelumnya;

2.     tidak sedang dalam proses pemeriksaan terkait dengan pelanggaran disiplin atau tidak sedang menjalani hukuman disiplin berdasarkan ketentuan yang berlaku; dan

3.     dapat bekerja secara mandiri, bertanggung jawab, berkomunikasi efektif dengan atasan, rekan kerja dan pihak lain serta responsif terhadap instruksi penugasan.

Pimpinan yang berwenang dapat menugasi sebagian/seluruh pegawai pada unit kerjanya untuk melaksanakan FWS jika terjadi bencana alam, bencana non alam, bencana sosial atau keadaan tertentu lainnya.

Kementerian Keuangan telah menetapkan lokasi dan mekanisme pelaksanaan FWS yang dibagi ke dalam 4 kategori yaitu: Work From Home, Co-Working Space, Satellite Office, dan lokasi lainnya.

Work From Home adalah bekerja dari rumah, tempat tinggal sementara, dan homebase. Pegawai wajib menyediakan sarana dan prasarana penunjang seperti ruang kerja yang memadai,  perangkat komputer, koneksi internet yang baik, serta mengaktifkan aplikasi percakapan dan rapat daring apabila diperlukan. Pegawai  harus mampu mengontrol dirinya dan membangun kebiasaan disiplin secara mandiri tanpa pengawasan atasan.  Bekerja dari rumah atau di kantor tetap memiliki kewajiban dan tanggung jawab yang sama.

Co-working Space adalah unit pada Kementerian Keuangan yang telah menerapkan konsep Activity Based Workplace (ABW) dan digunakan sebagai ruang kerja bersama. Kantor Pengelolaan Teknologi Informasi dan Komunikasi Barang Milik Negara (KPTIK BMN) Makassar ditunjuk sebagai piloting project metode ini, selanjutnya diikuti oleh berbagai kantor lain di lingkungan Kementerian Keuangan. Pegawai tidak mendapatkan alokasi meja secara khusus. Mereka bersama-sama berada pada ruang terbuka sehingga bisa saling bertukar meja. Cara ini diharapkan dapat mendorong terciptanya iklim kolaboratif, inovatif, dan kreatif di kalangan pegawai.

Satellite Office adalah kantor di luar kantor pusat atau kantor utama yang dapat digunakan untuk bekerja oleh pegawai di seluruh unit di Kementerian Keuangan. Pada tahap awal, Sekretariat Jenderal Kemenkeu telah menunjuk Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara (KPPN) Bogor yang berada di daerah Paledang, Bogor sebagai pilot project satellite office. Kota Bogor terpilih karena menjadi penyangga Ibukota Jakarta, sehingga pegawai yang berkantor di Jakarta tidak harus menempuh perjalanan jauh menuju ke kantor. Pada lokasi tersebut disiapkan ruang kerja dengan konsep open space yang dapat menampung banyak pegawai. Ruang tersebut dilengkapi dengan koneksi internet dan intranet, tempat penyimpanan barang pribadi, sarana ibadah dan fasilitas pelengkap lainnya.

Lokasi lain dapat ditetapkan sebagai tempat bekerja pegawai apabila terdapat kondisi tertentu dan tentu saja atas persetujuan pimpinan. Lokasi tersebut harus memiliki sarana dan fasilitas penunjang pelaksanaan tugas, serta tidak membahayakan keamanan, kesehatan, keselamatan, dan mencemarkan nama baik pegawai dan organisasi.

Kementerian Keuangan terus melakukan upaya peningkatan sarana dan prasarana terkait FWS, diantaranya: penyempuranaan fitur kolaborasi pada aplikasi e-Kemenkeu, perbaikan proses bisnis yang mendukung pelaksanaan FWS, serta penyesuaian pengadaan Barang Milik Negara (BMN) dengan mengganti komputer meja (desktop) menjadi komputer jinjing (laptop).

Selain tempat bekerja, fleksibilitas waktu bekerja juga telah diatur pada KMK-416/2023 tersebut. Pekerjaan dapat dilakukan melalui pengaturan khusus, dimana ketentuan hari dan jam kerja pegawai ditetapkan dengan mempertimbangkan jenis mekanisme sbb:

1.     mekanisme rotasi kerja (shift);

2.     mekanisme penjadwalan (roster); dan

3.     mekanisme bekerja lainnya.

Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (KemenPANRB) menyatakan bahwa pengaturan FWS pada Kemenkeu adalah salah satu best practice yang dapat dijadikan teladan oleh kementerian lain. Pada tanggal 29 September 2020, tim dari Sekretariat Jenderal Kementerian Keuangan mendapatkan undangan untuk melakukan sharing session penerapan FWS sebagai masukan untuk penyusunan kebijakan Flexible Working Arrangement  tingkat nasional.

 

Penutup

Flexible Working Space merupakan salah satu Inisiatif Strategis untuk menyukseskan transformasi digital yang merupakan bagian dari Reformasi Birokrasi Kementerian Keuangan. Penerapan FWS diberlakukan secara selektif dengan memperhatikan karakteristik dan kriteria pegawai, agar tujuan mewujudkan proses bisnis dan layanan yang  efektif dan efisien dari sisi biaya, mutu, dan waktu dapat terwujud. Penerapan konsep ini memerlukan integritas, profesionalisme dan tanggung jawab dari seluruh jajaran pegawai, baik pimpinan maupun bawahan.